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Prozesse und Dokumente

Wie unsere Prozesse aussehen? Die Prozessbeschreibungen sind in Form von swimlanes dargestellt. Wenige, gut unterscheidbare Symbole reichen aus, um die notwendigen Arbeitsschritte zu beschreiben, Ansprechpartner und Verantwortliche zu benennen und auf dazugehörige Dokumente und Gesetze zu verweisen. Erarbeitet wird ein Prozess im Team. In einem Workshop setzen wir uns mit allen Prozessbeteiligten zusammen, analysieren und optimieren und dokumentieren dann alles. Veröffentlicht wird der Prozess in unserem OTH-AW-Prozessportal, das allen Hochschulmitarbeiterinnen und –mitarbeitern zugänglich ist. Damit wollen wir die Transparenz und die Verbindlichkeit der Prozessabläufe erhöhen und ein gemeinsames Verständnis und Wissen um unsere Prozesse schaffen. Hier ist ein grafisches Beispiel dazu:

Prozessmanagement

Welches Ziel verfolgen wir mit unserem prozessorientierten Ansatz?  Die Qualität der Prozesse wird durch klar definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten, sowie durch ein selbstkritisches und kontinuierliches Hinterfragen sichergestellt und optimiert. So wird wissen verankert und ein kontinuierliches Verbesserungsmanagement geschaffen. Sind die Prozesse freigegeben, dann werden sie in die Prozesslandkarte der OTH Amberg-Weiden eingebunden. Drei wesentliche Prozessbereiche werden hier dargestellt: Leitungsprozesse, Kernprozesse und Supportprozesse.

Browserinformationen zum OTH-AW Prozessportal

1. Browser-Empfehlung:

Das OTH-AW Prozessportal basiert derzeit auf der Version 5.4.8 und ist nun vollständig kompatibel und funktionsfähig mit allen gängigen Internet Browsern.

Es werden in erster Linie folgende Internet Browser unterstützt:

  • Internet Explorer (ab Version 9)
  • Google Chrome (ab Version 30)
  • Mozilla Firefox (ab Version 17)
  • Safari (Mac User)

Des Weiteren ist für PDF Ausgaben (z. B. beim Öffnen von Dokumenten oder von Prozessablaufbesschreibungen) der Adobe Acrobat Reader (ab Version 8) als Systemvoraussetzung erforderlich.

Sollte es doch mal Probleme beim Öffnen oder bei Darstellungen von Icons, etc. geben, bitte melden Sie dies umgehend beim Qualitätsmanagement. Danke! 

2. Zusätzlicher Hinweis: Weiterhin finden Sie auf der MyOTH-Seite Direktlinks zu den OTH-eigenen Online-Anwendungen. Alle sonstigen Dokumente sind vollständig über das OTH-AW Prozessportal abrufbar.

3. OTH Prozess-Portal-Nutzung vom Home Office aus

Damit Sie von Ihrem Home Office auf das OTH-AW Prozessportal zugreifen können, müssen Sie vorab dazu eine VPN Verbindung aufbauen. Nähere Informationen zur VPN-Verbindung finden Sie hier.

OTH-AW Prozessportal

Das OTH-AW Prozessportal  schafft mehr Transparenz und bessere Prozesse. Die Prozessgrafiken zeigen auf einen Blick, wer wann wofür im Prozessablauf zuständig ist. Parallel werden auch alle hochschulweit gültigen Dokumente wie Formulare, Checklisten, Verfahrensanweisungen, Verordnungen und Gesetze hier verwaltet und sind per Click auch über die Prozesse zu finden. Die Aktualität der Prozesse und Dokumente wird mit einem regelmäßigen Revisionsdatum gewährleistet. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die täglich Arbeit an unserer Hochschule werden damit erleichtert.  

Künftig kommt dem OTH-AW Prozessportal auch die Rolle zu, dass alle Schritte zur Weiterentwicklung der Qualität in Lehre und Studium hier dokumentiert sind.  

Hier geht es zum OTH-AW Prozessportal.  

Fragen dazu? Vielleicht findet sich die Antwort in den FAQs oder, einfach beim QM-Team nachfragen.

FAQ zum Prozessportal

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Wie komme ich ins OTH-AW Prozessportal?

Nutzen Sie dazu bitte den Weg über die MyOTH-Seite auf der Homepage der OTH Amberg-Weiden und folgen Sie den Link "Login". Es wird empfohlen, vor der ersten Nutzung sich die ersten Schritte in der Anleitung durchzulesen oder sich das das Tutorial Video anzusehen. 

Welcher Browser wird für das OTH-AW Prozessportal empfohlen?

Es werden in erster Linie folgende Internet Browser unterstützt:

Internet Explorer (ab Version 9), Google Chrome (ab Version 30), Mozilla Firefox (ab Version 17), Safari (Mac User)

Ich bin Mac User und arbeite mit Safari - kann ich damit das OTH-AW Prozessportal öffnen?

Ja, das OTH-AW Prozessportal lässt auch mit dem Safari-Browser problemlos öffnen.

Welcher Adobe Acrobat Reader ist für PDF Ausgaben mindestens erforderlich?

Adobe Acrobat Reader Version 8

Wie drucke ich ein Dokument über das OTH-AW Prozessportal aus?

Öffnen Sie das Dokument, welches Sie ausdrucken wollen. Die meisten Dokumente werden automatisch über Word oder Adobe Reader geöffnet, in diesem Fall wie gewohnt ausdrucken.

Wie erkenne ich, dass Dokumente neu eingestellt oder aktualisiert worden sind?

Dokumente, die Sie noch nicht gesichtet haben, sind mit einem speziellen Icon unter der Spalte "Aktuell" gekennzeichnet.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, per Mausklick im Portal in der Dokumentensicht "Zuletzt geänderte Dokumente" aufzurufen. In dieser Ansicht sind alle geänderten/neuen Dokumente aufgelistet.
Darüber hinaus bekommen alle Portalberechtigte automatisch eine E-Mail, wenn sich wichtige Dokumente (z. B. Formular zur Reisekostenerstattung) inhaltlich gravierend ändern und werden explizit auf die neue Version hingewiesen.

Was sind mitgeltende Dokumente?

Mitgeltende Dokumente sind in der Regel Erklärungen/Musterdokumente zu einem Dokument (z. B. Muster zum Antrag der Reiskostenerstattung). Sie werden ausschließlich über Ansicht "Dokumentendetails" angezeigt. Ist ein mitgeltendes Dokument hinterlegt, ist es sinnvoll dieses zum ausgewählten Dokument mit anzusehen. Solche Dokumente können natürlich auch als Favorit angelegt werden.

Ich finde über die linke Baumstruktur ein bestimmtes Dokument nicht - was tun?

Um schnell an das gesuchte Dokument zu kommen, verwenden Sie bitte immer die Suchfunktion. Alle Dokumente sind mit Schlagwörtern versehen und über die Suchfunktion in der Regel leicht auffindbar. Falls Sie das Dokument öfter benötigen, ist es sinnvoll das Dokument in Ihre Favoritenliste aufnehmen.

Kann ich meine Dokumente in der selbst angelegten Favoritenliste sortieren?

Ja und zwar nach dem Alphabet. Sortierung ist entweder nach Name, Bezeichnung, Aktualität, Ausgabedatum, Gültigkeit oder Version möglich. Wobei die Sortierung nach Bezeichnung am sinnvollsten ist. Die Sortierung erfolgt über das Anklicken der entsprechenden Sortierungsauswahl (z.B. Bezeichnung).

Kann ich als Mitarbeiter/in ein Dokument zur Änderung einreichen?

Ja, jede/r Portalberechtigte/r hat die Möglichkeit ein im OTH-AW Prozessportal befindliches Dokument zur Änderung zu senden. Dazu müssen Sie den entsprechenden Button anklicken. Der Änderungsantrag wird dann über ein Workflow gesteuert.

Kann ich als Mitarbeiter/in ein neues Dokument beantragen?

Ja, jede/r Portalberechtigte/r hat die Möglichkeit ein neues Dokument zu beantragen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Button aus. Dieser führt Sie dann zu dem Antrag, der workflowgesteuert ist.

Ich habe mein Kennwort vergessen - wer kann es zurücksetzen?

Bitte kontaktieren Sie einen Administrator des OTH-AW Prozessportals. Die Ansprechpersonen finden Sie hier.

Kann ich mein Kennwort für das OTH-AW Prozessportal selbstständig ändern.

Ja, sie können jederzeit eine Kennwortänderung vornehmen.
Gehen Sie dazu rechts neben Ihren Benutzernamen auf das Drop-Down Menü "Einstellungen".
Dort können Sie die Änderung durchführen. Alternativ können Sie auch auf dargestellten "Flaggen" in der Benutzeroberfläche klicken, die ebenso zum Einstellungsmenü führen.

Ist ein Zugang von zu Hause (Home Office) möglich?

Ja, der Zugriff auf das OTH-AW Prozessportal ist möglich. Damit Sie von Ihrem Home Office auf das OTH-AW Prozessportal zugreifen können, müssen Sie vorab dazu eine VPN Verbindung aufbauen. Dazu können Sie entweder das VPN-WebPortal nutzen oder alternativ die verfügbaren VPN FortiClients. Nähere Informationen zur VPN-Verbindung finden Sie hier.

Wo finde ich die Anleitung zum OTH-AW Prozessportal?

Jeder neue/r Mitarbeiter/in bekommt automatisch die Anleitung für den Ersteinstieg ins OTH-AW Prozessportal per E-Mail. Ansonsten ist die Anleitung auch im OTH-AW Prozessportal zu finden.

Wie kann ich mir eine Prozessablaufbeschreibung ausdrucken?

Gehen Sie dazu auf die Prozesssicht und wählen Sie den entsprechenden Prozess aus. Zu jedem Prozess ist ein Link als Prozessablaufbeschreibung (in der rechten Spalte neben der Prozessicht unter Ausgaben) dargestellt.
Diesen bitte anklicken - es folgt eine detaillierte PDF Ausgabe des dargestellten Prozesses, die dann eingesehen respektive ausgedruckt werden kann.

Können Dokumente auch innerhalb der Prozessicht gesichtet bzw. ausgewählt werden?

Ja, in der Prozesssicht sind auch relevante Dokumente zu einem Prozess hinterlegt bzw. verknüpft.
Diese können auch über die Prozesssicht (rechts neben der Prozessdarstellung) eingesehen werden.

Wie melde ich mich vom OTH-AW Prozessportal ab?

Gehen Sie dazu neben Ihren Benutzernamen auf das Drop-Down-Menü und wählen Sie die Option "Abmelden".

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