FAQ
FAQ zum Reisemanagement
Ja, Sie finden diese unter dem Reiter „Unterlagen“ oder aber auch jeweils in BayRMS in der Maske „Daten 4“ unter dem entsprechenden Link.
Grundsätzlich ist es nicht möglich den Antrag im PDF-Format zu Öffnen. Primäres Ziel von BayRMS ist die Abbildung eines elektronischen Geschäftsprozess.
Sie können als Workaround außerhalb der Programmfunktionalität die Druckfunktion des Browsers in Verbindung mit einem Programm zur Erstellung von PDF-Dateien nutzen. Dazu muss ein PDF-Druckertreiber installiert sein (z. B. https://de.pdf24.org/ oder http://de.pdfforge.org/pdfcreator/, MAC-User brauchen kein zusätzliches Programm).
Hierzu öffnen Sie den einzelnen Genehmigungsantrag in der Liste der erstellten Genehmigungsanträge mittels Icon „Aktueller Antrag - Anzeigen“. Über die Druckfunktion des Browsers kann anschließend als Drucker der PDF-Creator ausgewählt werden.
Hat ein/e Mitarbeiter/in (Hochschule A) eine elektronische Reisegenehmigung z.B. für eine externe Gutachtertätigkeit an der Hochschule B gestellt, so könnte er/sie unter folgenden Voraussetzungen die Reisekosten an der Hochschule B elektronisch abrechnen:
- Die betreffende Person ist in BayRKS an der Hochschule B mit der aktuellen Personalnummer angelegt
- Die korrekte Anordnungsstelle und Abrechnungsstelle der Hochschule B wird angegeben
Wenn diese zwei Voraussetzungen geschaffen sind, können Mitarbeiter/innen Ihrer Hochschule bei anderen Hochschulen/Behörden, die BayRMS ebenfalls nutzen, abrechnen.
Nein, es kann immer nur eine komplette Einheit für BayRMS freigeschaltet werden.
Die Begründung für das Benutzen eines Mietfahrzeuges wird nur abgefragt wenn „Mietfahrzeug selbst bezahlt“ ausgewählt wird. Bei der Auswahl „Mietfahrzeug von der Dienststelle bezahlt“ fällt das Pflichtfeld Begründung weg, da die Rechnung vorab von der Dienststelle bezahlt wurde und hierbei die Begründung bereits erforderlich ist.
Nein, eine administrative Hinterlegung von Voreinstellungen ist nicht möglich.
Ressortübergreifend ist die datenschutzrechtlichen Freigabe vorhanden. Diese können Sie auf der Behördennetzseite des Bayerischen Staatsministerium der Finanzen für Landesentwicklung und Heimat einsehen.
Weitere Informationen (Behördennetz)
Ja, man kann als Administrator den Hinweistext beim Versand von Reiseanträgen an die Bedürfnisse der Dienststelle anpassen: „Administration“ → „DSt. Administration“ → „Pflichtfelder“ → „Text Systemanmeldung Antrag senden“.
Die KLR-/ und Buchungsdatensätze sind grundsätzlich keine Pflichtfelder für die Antragsteller. Allerdings müssen diese zumindest vom Genehmiger gefüllt werden, damit der Antrag genehmigt werden kann. Man kann als Administrator aber einstellen, dass diese Felder schon beim Antragsteller als Pflichtfelder gekennzeichnet sind (dann muss jedoch auch jeder Antragsteller diese Daten wissen). In BayRMS unter „Administration“ → „DSt-Administration“ → „Pflichtfelder“ kann festgelegt werden, welche Daten zusätzlich bereits für den Antragsteller Pflichtfelder sein sollen. Zur Auswahl stehen Buchungsdaten, KLR-Daten und Anordnungsstelle.
Für Anträge gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, danach werden die Anträge automatisch vom System gelöscht.
Nein, die Benachrichtigungs-E-Mail ist bayernweit einheitlich standardisiert und kann nicht abgeändert werden.
Derzeit gibt es noch keine Möglichkeit in BayRMS, Dateianhänge hochzuladen, bzw. Formulare beizufügen. Eine entsprechende Programmerweiterung ist aber in der Konzeptionsphase.
Ja, die Funktion findet man beim Erstattungsantrag der Reise (nach Genehmigung). Sie klicken auf „Abr. mit GN-Nr.“ und suchen sich den entsprechenden Antrag. Öffnen Sie den Antrag in der Ansicht „Aktueller Stand – Ändern“. Hier finden Sie den Button „Antrag entfernen“. Sie können anschließen wählen zwischen „Reise wurde nicht durchgeführt“, „auf Kostenerstattung wird verzichtet“ und „Abrechnung durch Drittanbieter“.
- Beteiligung Personalrat:
Der Personalrat muss über die Einführung von BayRMS informiert werden. - Überlegungen zur Genehmigungsstruktur:
In BayRMS gibt es einen Antragsteller, einen/ bzw. mehrere Mitzeichner und einen Genehmiger für einen Dienstreiseantrag. Bitte überlegen Sie sich für Ihre Hochschule, wie Sie in Zukunft den Genehmigungsprozess beschreiten möchten. (z. B. Antragsteller → 1. Mitzeichner Dekan → 2. Mitzeichner Reisekostenstelle → Genehmiger Kanzler) - Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter seine Kostenstelle/ seinen Kostenträger für die Reisekostenerstattung weiß bzw. vorliegen hat
authega ist eine IT-Sicherheitsplattform, die den Zugriff auf die Dienste des Mitarbeiterportals Bayern ermöglicht. Die Sicherheit wird bei authega durch den Einsatz einer Zwei-Wege-Registrierung gewährleistet. Link: https://www.authega.bayern.de.
Momentan kann man nur pro Reisetag verschiedene Buchungs-/KLR-Daten angeben. Das LfF ist aber gerade dabei, dies zu ändern. In Zukunft soll man die Reisekosten nach Beträgen oder Prozentzahlen auf verschiedene Buchungs-/KLR-Daten aufteilen können.
- Digitaler Ordner: Bezügemitteilungen können künftig online zugestellt werden (dann keine postalische Zustellung mehr).
- Beihilfe: Beihilfeanträge können künftig online gestellt werden.
Unter folgenden Links finden Sie weitere FAQ zu BayRMS:
FAQ zur EDV
Die .pfx Datei ist ihr „Software-Zertifikat“, welches Sie zusammen mit der bei der Registrierung von Ihnen festgelegten PIN benötigen um sich bei Authega zu authentifizieren. Nach der Authentifizierung können Sie auf das Mitarbeiterportal Bayern, in das das Reisekostenmanagementsystem BayRMS integriert ist, zugreifen.
Neben dem Login mit Software-Zertifikat gibt es auch noch die Authentifizierung mit Sicherheitsstick oder Signaturkarte. Weitere Informationen zu den Authentifizierungsmöglichkeiten finden Sie in der Hilfe.
Nach dem erstmaligen Login per Software-Zertifikat speichert der verwendete Browser (z. B. Firefox) das Zertifikat im Profil des Browsers selbst. Daher muss beim nächsten Login lediglich das Zertifikat über „Zertifikatname aus Browser“ ausgewählt werden. Aus diesem Grund sollte die Benutzung des Mitarbeiterservice-Portals an öffentlich zugänglichen Computern vermieden werden oder das Zertifikat manuell aus dem Browser gelöscht werden (Chronik löschen → Cookies).
Alternativ kann über „Zertifikat aus Datei auf Computer“ immer das entsprechende Zertifikat auf dem Computer ausgewählt werden. Um das im Browser gespeicherte Zertifikat in einem weiteren Browser nutzen zu können, müssen Sie es zunächst exportieren und im Dateisystem speichern. Melden Sie sich hierzu bitte bei authega an und rufen Sie den Link „Zertifikat exportieren“ auf.
Haben Sie Ihr Software-Zertifikat verloren oder wissen Ihr Passwort nicht mehr, müssen Sie sich wie beim ersten Mal neu registrieren.
Die Erstellung eines neues Passwortes ist leider nicht möglich.
Aus Sicherheitsgründen sollten Sie in diesen Fällen außerdem Ihr bisheriges Konto löschen (Mitarbeiterportal > Registrierung > Service > Konto löschen).
Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie in BayRMS unter Mitarbeiterprofil das Feld E-Mail Adresse korrekt und ohne Rechtschreibfehler mit Ihrer E-Mail Adresse ausgefüllt haben. Wenn dies der Fall ist, sehen Sie bitte in Ihrem Spam/Junk Mail Ordner ihres Mailprogrammes nach.
Da nicht jeder Mitarbeiter im Freistaat Bayern eine E-Mail Adresse hat (ebenso eine Telefonnummer hat nicht jeder Mitarbeiter), ist dies leider nicht möglich. Die Kollegen vom LfF haben jedoch notiert, dass man an dieser Stelle evtl. noch einen zusätzlichen Hinweistext / Tooltip, der die Wichtigkeit des Felds deutlich macht, anfügt.
Um das Zertifikat wieder aus ihrem Browser zu löschen (weil sie z. B. an einem Fremdcomputer oder öffentlichen Computer arbeiten), besuchen Sie folgende Seite: https://www.authega.bayern.de/authega/deleteCertificate.auth.
Alternativ können Sie auch über „Neueste Chronik löschen“ (bzw. „Browserdaten löschen“) ihre Cookies löschen.
Es ist ein Browser wie Mozilla Firefox (ESR) (>= 38.8) Google Chrome (>= 50.0) oder auch Microsoft Internet Explorer (9-11) / Microsoft Edge in aktueller Version zu verwenden. Javascript muss aktiviert sein (Standard). Bei Verwendung von Internet Explorer 9 kann es in bestimmten Fällen notwendig sein, den Kompatibilitätsmodus zu aktivieren. Bei Mac-Usern ist die Anmeldung über Authega problematisch, daher empfiehlt sich am Mac die Verwendung von Firefox oder Chrome. Empfehlung: Aktueller Firefox oder Chrome.
Unter folgendem Link finden Sie weitere Informationen und FAQ’s rund um Authega:
Auf Smartphones oder Tablets ist der Dienst ebenso nutzbar. Lediglich die Authentifizierung über Authega verläuft etwas umständlicher.
Bei iOS-Geräten (iPhone, iPad, iPod) kann i. d. R. nicht direkt die .pfx Datei ausgewählt werden, folgendes sollte durchgeführt werden:
- Authentifizierung über Authega am Dektop-Computer
- Anschließend in der linken Navigation auf „Zertifikat exportieren“ klicken (unter Services), ggf. falls man direkt aufs Mitarbeiterportal geleitet wurde zuerst https://authega.bayern.de aufrufen.
- Den Text dort in die Zwischenablage kopieren und auf’s Smartphone / Tablet übertragen. Dies kann z. B. erfolgen indem man den Text sich selbst per E-Mail sendet und die Mail anschließend am Gerät öffnet.
- Mit dem Mobilgerät zur Authentifizierungsseite bei Authega wechseln und auf „Zertifikat importieren“ klicken.
- Den Text (Zertifikat) in das Fenster einfügen, das dazugehörige Passwort angeben und bestätigen.
- Zurück zur Authentifizierungsseite klicken, nun ist das Zertifikat im Browser importiert und es muss nur noch das dazugehörige Passwort zur Authentifizierung angeben werden.
Bei Android-Geräten wird i. d. R. wie am Desktop-Computer ein „Durchsuchen-Button“ angeboten um die .pfx Datei auszuwählen. Man muss hier also die Datei auf das Gerät bringen (evtl. über eine zusätzliche App).