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Bayerisches Reisekostenmanagementsystem BayRMS

Liebe (künftige) Benutzer von BayRMS,

die OTH Amberg-Weiden hat die Aufgabe einer Kopfstelle zur Einführung des BayRMS für alle Hochschulen gerne übernommen. Unser Team, Frau Angela Müller (Reisemanagement) und Herr Bernhard Eckl (Web) haben das System bei uns erfolgreich eingeführt und dabei viele Erfahrungen gesammelt, die sie gerne weitergeben werden. Frau Müller und Herr Eckl werden Ihnen die fachspezifischen und die technischen Fragen gerne beantworten.

Wir sehen im System insbesondere den Vorteil eines straffen und papierlosen Prozesses, in dem man auf nichts Gewohntes verzichten muss, bei dem man aber stets weiß, in welchem Stadium der Prozess sich gerade befindet. Das meiste ist damit leichter geworden und insbesondere Hochschulen mit mehreren Standorten werden die Papierlosigkeit zu schätzen wissen. Außerdem können die Prozesse sowohl in der Mitzeichner-, als auch in der Genehmigerebene sehr individuell gestaltet werden, so dass es die Anwender in der Hand haben, welche Personen einbezogen werden.

Das Landesamt für Finanzen (LfF) hat sich gewünscht, das System bei den Hochschulen nicht selbst einführen zu müssen, sondern einen Puffer zwischen sich und den Hochschulen einzubauen, der die Klärung von Einrichtungsfragen und von einfachen Benutzerproblemen in der Einführungsphase übernimmt. Meine Hochschule hilft Ihnen bei der Einführung gern. Allerdings bitten wir Sie, zu berücksichtigen, dass das System kurz- und wahrscheinlich auch mittelfristig so ist, wie es ist. Es wurde nicht für Hochschulen konzipiert, sondern für alle Dienststellen des Freistaats und es wurde nicht von einem alerten Softwarehaus programmiert, das auf Show und Design setzt, sondern von einer redlichen staatlichen Stelle, die die Funktionsfähigkeit und den Normalfall im Blick hat. Wenn Sie also das Gefühl haben, das System könnte an der einen oder anderen Stelle bequemer / bedienerfreundlicher / stringenter sein, so teilen Sie uns das mit, aber warten Sie damit jedenfalls in der Einführungsphase bitte drei Tage, denn u.U. ist das System doch besser, als es der erste Eindruck scheinen lässt. Wenn der Änderungswunsch nach drei Tagen immer noch besteht, so senden Sie ihn bitte an uns, wir sammeln die Wünsche und geben sie an das LfF weiter.

Um die Kommunikation mit allen Hochschulen zu erleichtern, bitten wir um die Benennung von zwei Ansprechpersonen, eine für die fachspezifischen und eine für die technischen Fragen. Mit diesen beiden Personen werden Frau Müller und Herr Eckl versuchen, die Systemvoraussetzungen zu realisieren und die Einbeziehung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Hochschule umzusetzen. Wann Sie mit unserer Hilfe in das System einsteigen, ergibt sich aus Ihrem Terminwunsch.

Wir gehen an das Projekt mit viel gutem Willen und Schwung heran und wünschen Ihnen und uns, dass es Ihnen auch so geht. Auf gute, kollegiale Zusammenarbeit. Und zunächst: Viel Spaß beim Stöbern in unserer Webseite zur BayRMS – Einführung.

Ihr
Ludwig v.Stern

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