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BigBlueButton: Präsentation und Bildschirmfreigabe verwenden

Ziel

Diese Anleitung beschreibt, wie in einer BigBlueButton-Sitzung eine Präsentation hochgeladen, verwaltet und angezeigt wird. Außerdem wird erklärt, wie die Bildschirmfreigabe gestartet und wieder beendet werden kann.

Voraussetzungen
• Berechtigung als Moderator/in oder Präsentator/in
• Eine Präsentationsdatei liegt vor, z. B. als PDF
• Browser-Berechtigung für die Bildschirmfreigabe kann erteilt werden
• Inhalte für die Bildschirmfreigabe sind vorbereitet

1. BigBlueButton-Raum öffnen

1. Öffnen Sie den gewünschten BigBlueButton-Raum.
2. Prüfen Sie, ob Sie sich in der richtigen Konferenz befinden.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die benötigten Rechte als Moderator/in oder Präsentator/in haben.
4. Prüfen Sie, ob der Präsentationsbereich sichtbar ist.

Im Präsentationsbereich wird zunächst die aktuell geladene Präsentation oder Startfolie angezeigt.

2. Menü für Präsentationen öffnen

1. Klicken Sie unten links im BigBlueButton-Raum auf das Plus-Symbol.
2. Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Aktionen.
3. Wählen Sie Präsentationen hochladen/verwalten aus.

Über diese Funktion können Präsentationen hinzugefügt, ausgewählt oder entfernt werden.

3. Präsentationsverwaltung öffnen

1. Nach Auswahl der Funktion öffnet sich die Seite Präsentation.
2. Dort werden die aktuell verfügbaren Präsentationen angezeigt.
3. Prüfen Sie, welche Präsentation aktuell verwendet wird.
4. Achten Sie darauf, welche Datei als aktuell markiert ist.

Die aktuell ausgewählte Präsentation wird nach dem Hochladen oder Speichern im BigBlueButton-Raum angezeigt.

4. Präsentation auswählen

1. Suchen Sie in der Liste die gewünschte Präsentation.
2. Klicken Sie auf den Auswahlkreis neben der Datei.
3. Prüfen Sie, ob die gewünschte Datei ausgewählt ist.
4. Klicken Sie anschließend auf Hochladen, um die Auswahl zu übernehmen.

Nach dem Hochladen wird die ausgewählte Präsentation im Präsentationsbereich angezeigt.

5. Neue Präsentation hochladen

1. Öffnen Sie die Präsentationsverwaltung.
2. Ziehen Sie die gewünschte Datei in den Upload-Bereich.
3. Alternativ klicken Sie auf oder nach Dateien suchen.
4. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Gerät aus.
5. Prüfen Sie, ob die Datei in der Liste erscheint.
6. Klicken Sie auf Hochladen.

Während des Hochladens wird angezeigt, dass die Datei verarbeitet bzw. konvertiert wird.

6. Geeignetes Dateiformat verwenden

Für Präsentationen sollte möglichst eine PDF-Datei verwendet werden.

PDF-Dateien werden in BigBlueButton in der Regel zuverlässig dargestellt und eignen sich besonders gut für Präsentationen.

Office-Dokumente können ebenfalls hochgeladen werden, sollten aber vorab geprüft werden, da Formatierungen beim Umwandeln abweichen können.

7. Hochladen der Präsentation abwarten

1. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist.
2. Prüfen Sie die Meldung zum Hochladen oder Konvertieren.
3. Wechseln Sie nicht zu früh zurück, solange die Datei noch verarbeitet wird.
4. Kontrollieren Sie anschließend, ob die Präsentation im Raum angezeigt wird.

Nach erfolgreichem Hochladen erscheint die Präsentation im zentralen Präsentationsbereich.

8. Präsentation im Raum anzeigen

1. Prüfen Sie, ob die richtige Folie angezeigt wird.
2. Nutzen Sie die Navigationspfeile unterhalb der Präsentation.
3. Wechseln Sie zur nächsten oder vorherigen Folie.
4. Kontrollieren Sie, ob die Folien korrekt dargestellt werden.

Die Teilnehmenden sehen die Folie, die von der präsentierenden Person ausgewählt wurde.

9. Zwischen Folien wechseln

1. Nutzen Sie die Pfeile unterhalb der Präsentation.
2. Klicken Sie auf den rechten Pfeil, um zur nächsten Folie zu wechseln.
3. Klicken Sie auf den linken Pfeil, um zur vorherigen Folie zurückzugehen.
4. Prüfen Sie anhand der Folienanzeige, auf welcher Folie Sie sich befinden.

Die aktuelle Foliennummer wird im unteren Bereich der Präsentation angezeigt.

10. Präsentation vergrößern oder verkleinern

1. Nutzen Sie die Zoom-Funktionen im unteren Bereich der Präsentation.
2. Vergrößern Sie die Ansicht, wenn Details besser sichtbar sein sollen.
3. Verkleinern Sie die Ansicht, wenn mehr Inhalt auf einmal sichtbar sein soll.
4. Setzen Sie die Ansicht bei Bedarf wieder zurück.

Die Zoom-Funktion verändert nur die Darstellung der Präsentation, nicht den Inhalt der Datei.

11. Präsentation an die Ansicht anpassen

1. Nutzen Sie die Ansichtsfunktionen im unteren Bereich.
2. Passen Sie die Präsentation bei Bedarf an die Breite oder an den verfügbaren Platz an.
3. Prüfen Sie, ob der Inhalt für die Teilnehmenden gut lesbar ist.

Diese Funktion ist hilfreich, wenn eine Folie zu groß oder zu klein dargestellt wird.

12. Präsentationswerkzeuge verwenden

Am rechten Rand des Präsentationsbereichs befindet sich eine Werkzeugleiste.

1. Wählen Sie ein Werkzeug aus der rechten Werkzeugleiste.
2. Arbeiten Sie direkt auf der Präsentationsfläche.
3. Nutzen Sie bei Bedarf das Auswahl- oder Zeigewerkzeug.
4. Verwenden Sie Zeichen- oder Formwerkzeuge, um Inhalte hervorzuheben.
5. Entfernen Sie Markierungen bei Bedarf über die Löschfunktion.

Typische Werkzeuge sind:

• Auswahlwerkzeug
• Hand- bzw. Verschiebewerkzeug
• Stift
• Formen
• Textwerkzeug
• Rückgängig-Funktion
• Löschen von Anmerkungen

Die Werkzeuge sollten sparsam eingesetzt werden, damit die Folien übersichtlich bleiben.

13. Whiteboard-Funktion nutzen

1. Öffnen Sie eine Folie oder eine leere Whiteboard-Seite.
2. Wählen Sie ein Werkzeug aus der rechten Werkzeugleiste aus.
3. Zeichnen oder schreiben Sie direkt auf der Fläche.
4. Nutzen Sie die Whiteboard-Funktion z. B. für Erklärungen, Skizzen oder gemeinsame Notizen.

Das Whiteboard eignet sich besonders, wenn Inhalte während der Sitzung entwickelt oder erklärt werden sollen.

14. Anmerkungen zurücknehmen oder löschen

1. Nutzen Sie die Rückgängig-Funktion, wenn die letzte Aktion entfernt werden soll.
2. Verwenden Sie die Löschfunktion, wenn Markierungen oder Zeichnungen entfernt werden sollen.
3. Prüfen Sie anschließend, ob die Folie wieder übersichtlich ist.

Anmerkungen sollten nach Bedarf entfernt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

15. Bildschirmfreigabe starten

1. Suchen Sie in der unteren Steuerleiste das Symbol für die Bildschirmfreigabe.
2. Klicken Sie auf das Symbol.
3. Der Browser öffnet ein Fenster zur Auswahl des freizugebenden Inhalts.
4. Wählen Sie aus, was geteilt werden soll.
5. Bestätigen Sie die Auswahl.

Nach der Bestätigung wird der ausgewählte Bildschirminhalt im BigBlueButton-Raum angezeigt.

16. Art der Bildschirmfreigabe auswählen

Im Browserdialog können unterschiedliche Inhalte ausgewählt werden.

Mögliche Optionen sind:

• Vollständiger Bildschirm
• Einzelnes Fenster
• Browser-Tab

Wählen Sie die Option aus, die zur Sitzung passt.

Der vollständige Bildschirm eignet sich, wenn mehrere Programme gezeigt werden sollen. Ein einzelnes Fenster oder ein Browser-Tab ist besser geeignet, wenn nur ein bestimmter Inhalt gezeigt werden soll.

17. Bildschirmfreigabe im Browser erlauben

1. Wählen Sie im Browserdialog den gewünschten Bildschirm, das Fenster oder den Tab aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau.
3. Klicken Sie auf Erlauben oder die entsprechende Freigabe-Schaltfläche.
4. Achten Sie darauf, keine vertraulichen Inhalte freizugeben.

Die Bildschirmfreigabe kann nur gestartet werden, wenn der Browser die Freigabe erlaubt.

18. Bildschirmfreigabe während der Sitzung nutzen

1. Prüfen Sie, ob der freigegebene Inhalt im BigBlueButton-Raum sichtbar ist.
2. Wechseln Sie bei Bedarf zu dem Programm oder Fenster, das gezeigt werden soll.
3. Erklären Sie den Teilnehmenden, was auf dem Bildschirm zu sehen ist.
4. Vermeiden Sie unnötige Fensterwechsel.
5. Schließen Sie vertrauliche Programme oder Benachrichtigungen vorher.

Während der Bildschirmfreigabe sehen die Teilnehmenden den ausgewählten Inhalt.

19. Bildschirmfreigabe beenden

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Beenden der Bildschirmfreigabe.
2. Alternativ nutzen Sie die entsprechende Browser-Schaltfläche.
3. Prüfen Sie, ob wieder die Präsentation oder der normale BigBlueButton-Inhalt angezeigt wird.
4. Setzen Sie die Sitzung anschließend wie gewohnt fort.

Die Bildschirmfreigabe sollte beendet werden, sobald sie nicht mehr benötigt wird.

20. Zur Präsentation zurückkehren

1. Beenden Sie die Bildschirmfreigabe.
2. Prüfen Sie, ob der Präsentationsbereich wieder sichtbar ist.
3. Wechseln Sie bei Bedarf zur gewünschten Folie.
4. Fahren Sie mit der Präsentation fort.

Nach der Bildschirmfreigabe kann wieder mit Folien, Whiteboard oder Chat weitergearbeitet werden.

21. Hinweise zur Bildschirmfreigabe

Vor einer Bildschirmfreigabe sollte geprüft werden, welche Inhalte sichtbar sind.

Achten Sie besonders auf:

• persönliche Daten
• geöffnete E-Mails
• private Tabs
• Systembenachrichtigungen
• vertrauliche Dokumente
• Messenger- oder Chatfenster

Teilen Sie möglichst nur das Fenster oder den Browser-Tab, der wirklich benötigt wird.

22. Empfohlener Ablauf für Präsentationen

1. Öffnen Sie den BigBlueButton-Raum.
2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
3. Wählen Sie Präsentationen hochladen/verwalten.
4. Laden Sie die gewünschte Präsentation hoch.
5. Wählen Sie die Präsentation als aktuelle Präsentation aus.
6. Klicken Sie auf Hochladen.
7. Warten Sie, bis die Datei verarbeitet wurde.
8. Prüfen Sie die Darstellung im Präsentationsbereich.
9. Wechseln Sie während der Sitzung mit den Pfeilen zwischen den Folien.
10. Nutzen Sie bei Bedarf die Werkzeuge am rechten Rand.

23. Empfohlener Ablauf für die Bildschirmfreigabe

1. Bereiten Sie den Inhalt vor, der gezeigt werden soll.
2. Schließen Sie vertrauliche Fenster und Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie in BigBlueButton auf das Symbol für die Bildschirmfreigabe.
4. Wählen Sie im Browserdialog den gewünschten Bildschirm, das Fenster oder den Tab aus.
5. Bestätigen Sie die Freigabe.
6. Prüfen Sie, ob der Inhalt korrekt angezeigt wird.
7. Beenden Sie die Freigabe, sobald sie nicht mehr benötigt wird.
8. Kehren Sie zur Präsentation oder zum normalen Sitzungsverlauf zurück.