E-Mail, Kontakte und Kalender

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge abzurufen:

Webmail
Desktop Windows Groupwise Client
Andere Programme (Clients) z. B. Thunderbird ...
Zugriff mit mobilen Android/iOS Geräten

Webmail

Webmail ist eine sehr komfortable Anwendung zur dezentralen Verwaltung der eigenen elektronischen Post. Sie ermöglicht alle grundlegenden Funktionen, die ein Benutzer von einem E-Mail-Client erwartet, wie das Lesen, Schreiben und Löschen von E-Mails. Außerdem lassen sich Termine planen und verwalten.

GroupWise Webmail-Server

Microfocus Groupwise

Groupwise ist bei MitarbeiterInnen und ProfessorInnen bereits vorinstalliert. Studierende können Groupwise nachfolgend herunterladen:

Benutzeranmeldung

Bitte geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich an der Website anzumelden.

1. Wenn nur eine Eingabeaufforderung für ein Passwort erscheint - "Abbrechen" klicken

2. Ein kleines Fenster "Novell GroupWise Startup" erscheint

3. Bei "Benutzer-ID" ihren Benutzernamen eingeben

4. Bei Adresse: "po-user1.oth-aw.de", bei Port: "1677" eintragen

5. Richtiges Passwort eingeben und OK klicken

6. Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Adresse für ihr Postfach umgestellt

Nun funktioniert GroupWise innerhalb sowie außerhalb der Hochschule!

Die E-Mails der Studierenden werden nicht gesichert. Eine Archivierung ist allerdings mit Boardmitteln von Groupwise jederzeit möglich. Dadurch haben sie außerdem die Möglichkeit ihren Mailbestand zu reduzieren falls sie an die Postfach-Grenze stossen.

Beim Personal sowie den Professorinnen und Professoren werden die Emails automatisch gesichert. Das versehentliche Löschen einer Mail wird durch Mechanismen von Groupwise verhindert. Durch Wechsel auf das "Archiv/Backup" haben sie Zugriff auf ihre kürzlich gelöschten Emails.

Die Hochschule hat für gängige eMail-Clients eine Autokonfiguration implementiert. Das heißt, dass die Eingabe der Emailadresse und des Passwortes im Client ausreichend ist.

Für eine manuelle Konfiguartion verwenden Sie bitte folgende Einstellungen für die imap- bzw. smtp-Server:

smtp: smtp.oth-aw.de Port 465 oder 587 (SSL), Port 25 (mit TLS)

imap: imap.oth-aw.de Port 993 (SSL)

Als Anmeldedaten verwenden Sie Ihre Emailadresse und Ihr Passwort.

Wichtig: SSL/TLS ist generell zu aktivieren!

Auf manchen Webseiten ist es möglich, den angezeigten Artikel per Mail zu versenden.

Dabei ist zu beachten, dass als Absender-Adresse keine OTH-AW.DE - Mailadresse angegeben werden darf, wenn der Empfänger auch eine OTH-AW.DE - Mailadresse hat.

Bitte verwenden Sie dann als Absender Ihre private Mailadresse oder eine Fantasie-Adresse, falls dies möglich ist.

Kein SPAM-Filter erzielt 100%ige Ergebnisse, da die Entscheidung, ob eine Mail Spam ist von sehr vielen Faktoren abhängt. Die Trefferquote liegt bei über 90%. Dies rechtfertigt den Einsatz.

Spam sofort löschen und in keinster Weise darauf reagieren!

Also: nichts anklicken, nicht weiterleiten, nicht anrufen, nicht antworten, nicht kaufen!

Sie können Spam melden indem Sie die Mail als Anhang an spam@oth-aw.de senden.

Verwenden Sie bitte Ihren gesunden Menschenverstand.

Dies geht am einfachsten in dem Sie Webmail der Hochschule benutzen. Sie finden den Link auf den WWW-Seiten des Rechenzentrums.

Die Größe des Postfaches auf dem Mailserver beträgt für Studierende 1 GB, für Bedienstete 20 GB. Es ist ratsam, das Postfach zu pflegen und regelmäßig zu archivieren.

Hierzu wird vom Rechenzentrum ein Dienst angeboten der unter "Smartphone-Synchronisation" genauer beschrieben wird.

Die maximale Gesamtgröße (Text+Anhang) einer Email ist auf 30 MB begrenzt.

Beachten Sie bitte, dass Anhänge beim Mailversand um ca. 30% größer werden. Daher sollte der Anhang entsprechend kleiner sein als die maximale Gesamtgröße.

Sollte es unbedingt notwendig werden, größere Anhänge zu versenden, so könnte man den Anhang z.B. mit einem Zip-Programm aufteilen.

Der DFN bietet Hochschulen einen Dienst für Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung an.

Sie können Sich hier registrieren und Verteilerlisten anlegen und/oder abbonieren.

Eine Dokumentation sowie FAQ finden Sie ebenfalls auf den Seiten dieses Dienstes.

Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten in GroupWise:

1. Per Rechtsklick auf die Mail klicken, dann weiterleiten, als Anlage weiterleiten.

2. Oben rechts über dem Textfeld das Dropdown weiterleiten anklicken, dann auf als Anlage weiterleiten klicken.

DIe HTML-Ansicht kann zum Lesen und Erstellen von Mails deaktiviert werden:

die (Einfacher) Text-Ansicht zeigt die Mail nur in Textform an ohne Bilder.

GroupWise Client: die wahre Absenderadresse wird rechts neben dem Absendernamen angezeigt: AbsenderNAME<AbsenderADRESSE>Bsp.: Von:"Prof. Dr. Clemens Bulitta," <servicegermanyburo.de@gmail.com>In diesem Fall ist gmail.com die Absender-Mail-Domain!

GroupWise WebMail: zeigt beim Öffnen aktuell nur den Aliasnamen direkt an. Über den Hamburger-Button

(ganz rechts oben) wird die Anzeige auf die Mail-Eigenschaften umgeschaltet -> „Erstellt von:“

Falls ein anderer Mail-Client die Absenderadresse nicht angezeigt, hilft evtl.: Mouse-overauf Absendernamen, kurz warten, dann sollte die wahre Absenderadresse in einem Infofeld erscheinen -> abhängig vom Mail-Client! Sie sollten wissen, wie das geht!

Achtung: auf Smartphones/Tablets gibt es jeweils unterschiedliche Möglichkeiten, evtl. aber auch gar keine, sich die wahre Absenderadresse anzeigen zu lassen Mails auf PC/Laptop bearbeiten ist sicherer!

Betreff-Präfix [EXTERN], wenn kein @oth-aw.de-Absender! -> Absender ist auf keinen Fall ein hochschulinterner Mailschreiber!

Fragen Sie sich bitte auch immer:

Ist Ihnen der Absender bekannt?

Erwarten Sie einen Anhang von diesem Absender?

ABER: Ein Absender kann immer auch Opfer eines Datendiebstahls geworden sein! Dann ist in Wirklichkeit nicht der Absender der Mailschreiber!

Andere Programme für Mail, Kontakte und Kalender

Wenn Sie ein anderes Programm zum verwalten ihrer Mails, Kontakte und Kalender verwenden müssen/wollen (z. B. Thunderbird oder Apple Mail, Apple Kalender, Apple Kontakte, Lightning, Evolution, KMail), können Sie dies über SMTP und IMAP Zugriff bei Mail, CardDAV für Kontakte und CalDAV für Kalender einrichten.

Servernamen

SMTP: smtp.oth-aw.de (Achtung: Benutzername ist hier die vollständige OTH-Mailadresse!)
IMAP: imap.oth-aw.de (Achtung: Benutzername ist hier die vierstellige OTH-Nutzerkennung!)
CalDAV bzw. CardDAV: xdav.oth-aw.de

Öffnen Sie bitte Apple Mail,

Klicken Sie im Menü auf Mail und dort auf Account hinzufügen.

Im erscheinenden Fenster wählen Sie bitte Anderer Mail-Account ...

Das folgende Fenster füllen Sie bitte mit Ihren persönlichen Daten aus und klicken auf Anmelden.

Im nächsten Fenster vervollständigen Sie bitte mit den folgenden Angaben:

Bei Server für eintreffende E-Mails tragen Sie imap.oth-aw.de ein.

Bei Server für ausgehende E-Mails tragen Sie smtp.oth-aw.de ein.

Klicken Sie auf Anmelden.

Schießen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Fertig ab.

Bitte lesen Sie den Absatz zu den momentan bekannten Problemen. Wir unterstützen momentan NUR MacOS (Yosemite, El Capitan und neuer). Im Prinzip sollte es jedoch mit allen CalDAV und CardDAV Klienten analog funktionieren. Entweder so einfach wie bei MacOS (z.B. KDE Kalender) oder etwas "holpriger" (z.B. Evolution, Thunderbird-Lightning). Wie Sie Ihre CalDAV/CardDAV Pfade erfahren können sehen Sie nachfolgend.

Kalender

Erzeugen Sie im Mac Kalender mit Kalender-Account hinzufügen einen neuen CalDAV Account

Wählen Sie die automatische Konfiguration mit Ihrer E-Mail Adresse (....@oth-aw.de) und Ihrem Passwort aus. Alternativ können Sie auch die manuelle Konfiguration auswählen, mit dem Server: „xdav.oth-aw.de“, Ihrem RZ Account mit Passwort aus.

Kontakte

Erzeugen Sie in Mac Kontakte mit Kontakte-Account hinzufügen einen neuen CardDAV Account (Sie müssen ganz nach unten scrollen)

Wählen Sie die automatische Konfiguration mit Ihrer E-Mail Adresse (....@oth-aw.de) und Ihrem Passwort aus. Alternativ können Sie auch die manuelle Konfiguration auswählen, mit dem Server: „xdav.oth-aw.de“, Ihrem RZ Account mit Passwort aus.

Melden Sie sich mit einem Web-Browser auf folgender Webseite mit RZ-Account & Passwort an: https://xdav.oth-aw.de. Klicken Sie auf "current-user-principal" (rechts). Jetzt sehen Sie (unter Ihrem Namen) die Links zu Ihren Adressbüchern (klicken auf "addressbooks") und zu Ihren Kalendern (klicken auf "calendars"). Diese Pfade funktionieren dann auch in Programmen die keine automatische Konfiguration unterstützen (z.B. Evolution). Kalender die mit einem "." (Punkt) beginnen sind Systemkalender und dienen bei CalDAV zur internen Kommunikation (Termine rein/raus, Benachrichtigungen usw.).

Bitte haben Sie allerdings Verständnis das wir für diese Zugriffe keinen Support leisten!

Wenn Sie Serientermine in Ihrem Kalender haben die mit alten GroupWise Klients (VOR 14.0.2) erzeugt wurden ODER einzelne Termine aus der Serie verändert wurden, dann erscheinen hier evtl. nicht alle Termine auf Ihrem Mac Kalender.
Multiple Adressbücher erscheinen nicht am Mac – dies ist eine Einschränkung von MacOS – auf einem iPhone mittels CardDAV angebunden erscheinen alle Adressbücher.
GroupWise Verteilerlisten erscheinen nicht im Adressbuch – dies ist eine Einschränkung von MacOS – Apple Kontakte unterstützt bislang keine Gruppen.
Freigegebene Kalender (von anderen Personen an Sie) unterstützen keine Push-Aktualisierung (d.h. Sie müssen evtl. bis zu einer Stunde auf eine Aktualisierung Warten (oder Sie drücken Command-R).
Vertretungszugriff ist nicht vorhanden – wird es auf diesem Weg wohl auch nie geben da dies im CalDAV/CardDAV Konzept nicht vorgesehen ist.
Unterstützung für MacOS-X "Aufgaben" ist (noch) nicht vorhanden.

Synchronisation von mobilen Endgeräten

Sie wollen den Komfort von Groupwise auf Ihrem Smartphone
Ihre E-Mails stets parat
Ihre Kontakte immer griffbereit
Ihre Termine aktuell

Dann aktivieren Sie die Datensynchronisation für Ihren RZ-Account online und konfigurieren Sie Ihr Smartphone.

Wann ist die Synchronisation mit GroupWise für Sie sinnvoll?

Sie verfügen über eine Datenflat bei Ihrem Handy-Provider.
Sie wollen Ihre OTH E-Mails, Kontakte und Kalenderdaten in GroupWise effektiv über Ihr Smartphone nutzen.
Sie verfügen über noch keine weitere Synchronisation von Daten auf Ihr Handy.

Sie wollen den Komfort von Groupwise auf Ihrem Smartphone
Ihre E-Mails stets parat
Ihre Kontakte immer griffbereit
Ihre Termine aktuell

Dann aktivieren Sie die Datensynchronisation für Ihren RZ-Account online und konfigurieren Sie Ihr Smartphone.

Wann ist die Synchronisation mit GroupWise für Sie sinnvoll?

Sie verfügen über eine Datenflat bei Ihrem Handy-Provider.
Sie wollen Ihre OTH E-Mails, Kontakte und Kalenderdaten in GroupWise effektiv über Ihr Smartphone nutzen.
Sie verfügen über noch keine weitere Synchronisation von Daten auf Ihr Handy.

Mit Ihrer Anmeldung stimmen Sie zu, dass für Ihren RZ-Account der Dienst für die Datensynchronisation aktiviert wird. Durch die Anmeldung werden keine zusätzlichen Daten erhoben. Bei der Nutzung werden Logdateien erzeugt. Diese Daten sind zur Aufrechterhaltung eines fehlerfreien Betriebs nötig und werden nach 15 Tagen automatisch gelöscht. Eine Abmeldung ist jederzeit (E-Mail an rechenzentrum@oth-aw.de, bzw. unter Telefon +49 (9621) 482-3233) möglich. Eine automatische Deaktivierung des Datensynchronisationsdienstes erfolgt nach 60 tägiger Inaktivität. Dabei gehen keine Daten verloren und der Dienst kann jederzeit wieder aktiviert werden.

Für unseren Dienst werden vom Rechenzentrum der Hochschule Amberg-Weiden keine Kosten erhoben. Sie benötigen jedoch für die Synchronisation „Over the Air“ (OTA) einen vernünftigen Datentarif, am besten eine Datenflat. Vorsicht ist geboten bei der Synchronisation im Ausland. Hier fallen meist zusätzliche Kosten an für die wir leider keine Haftung übernehmen können.

In der Regel gehen keine Daten verloren, wenn Sie die Einrichtung unseres Datensynchronisationsdienstes ordnungsgemäß durchführen. Vor der Nutzung der Funktion rät das Rechenzentrum jedoch ausdrücklich dazu, alle Daten auf dem Mobiltelefon zu sichern, um ungewollten Datenverlust zu verhindern.

Viele Mobiltelefone erlauben lediglich die Nutzung eines einzigen ActiveSync-Kontos, so dass bei der Einrichtung des Datensynchronisationsdienstes des Rechenzentrums bestehende Daten überschrieben werden können.

Durch schlechten Empfang können Verbindungprobleme entstehen, für die das Rechenzentrum keine Haftung übernehmen kann. Auch durch Wartungsarbeiten können Ausfälle des Datensynchronisationsdienstes auftreten. In der Regel läuft der Dienst jedoch stabil.

1. Registrierung:

Nachdem Sie Ihren Account über unser Webformular (nach unten zu Datensynchronisation aktivieren scrollen) erfolgreich registriert haben, können Sie mit der Konfiguration Ihres Smartphone beginnen. Da ihre Daten erst synchronisiert werden müssen kann es bis zu einer halben Stunde dauern bis der Dienst aktiv ist.

ANMERKUNG!!

Bei manchen Geräten kann es zu Warnmeldungen kommen dass das Zertifikat nicht in Ordnung sei. Dies liegt daran das es ein neues Zertifikat der Telekom gibt, diese ist aber noch nicht installiert. Weitere Infos unter: www.oth-aw.de/informieren-und-entdecken/einrichtungen/rechenzentrum/ssl-zertifikate/

2. Konto einrichten:

Gehen Sie zu Alle Programme -> Einstellungen -> Konten und Synchronisation -> Konto hinzufügen -> Microsoft Exchange ActiveSync

In der Regel holt sich Ihr Smartphone automatisch alle erforderlichen Daten, wenn Sie Ihre OTH Email-Adresse und Passwort eingegeben haben.

Tippen Sie auf manuelle Einrichtung können Sie Ihre Benutzerdaten selbst eingeben:

Benutzername: RZ-Kennung / OTH Email-Adresse

Passwort

Serveradresse: Je nach "Auslastung" werden Sie bei der Anmeldung für gms1.oth-aw.de, gms2.oth-aw.de oder gms3.oth-aw.de eingetragen (wird bei Autokonfiguration automatisch eingetragen)

Gehen Sie wieder auf Alle Programme -> Einstellungen -> Konten und Synchronisation -> Microsoft Exchange ActiveSync und tippen Sie auf "Jetzt synchronisieren".

Die Synchronisation ist nun erfolgreich eingerichtet.

1. Registrierung:

Nachdem Sie Ihren Account über unser Webformular erfolgreich registriert haben, können Sie mit der Konfiguration Ihres Smartphone beginnen. Da ihre Daten erst synchronisiert werden müssen kann es bis zu einer halben Stunde dauern bis der Dienst aktiv ist.

ANMERKUNG!! Bei manchen Geräten kann es zu Warnmeldungen kommen dass das Zertifikat nicht in Ordnung sei. Dies liegt daran das es ein neues Zertifikat der Telekom gibt, diese ist aber noch nicht installiert. Weitere Infos unter: www.oth-aw.de/informieren-und-entdecken/einrichtungen/rechenzentrum/ssl-zertifikate/

2. Konto am iPhone / iPad einrichten:

Unter „Einstellungen“ - „Mail, Kontakte, Kalender“ - „Account hinzufügen…“ klicken Sie auf "Microsoft Exchange" und geben Ihre OTH Email-Adresse und Ihr Passwort ein.

In der Regel holt sich Ihr Smartphone automatisch alle erforderlichen Daten, lediglich der Benutzername wird unter Umständen nicht richtig übernommen (z.B. RZ-Kennung: 98A2). Zukünftig sollte auch die Emailadresse als Benutzername funktionieren.

Benutzername: RZ-Kennung / OTH-Email-Adresse

Passwort

Serveradresse:

Je nach "Auslastung" werden Sie bei der Anmeldung für gms1.oth-aw.de, gms2.oth-aw.de oder gms3.oth-aw.de eingetragen (wird bei Autokonfiguration automatisch eingetragen)

Wählen Sie auf Ihrem iPhone / iPad was Sie synchronisieren wollen:

Mail

Kontakte

Kalender

Bei der ersten Synchronisation werden Sie von Ihrem Gerät gefragt, ob sie die bestehenden Daten behalten wollen. Hier ist Vorsicht geboten!

3. Handhabung:

Die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen. Wenn Sie auf Ihrem iPhone Daten erstellen, werden Sie in Ihren GroupWise-Account synchronisiert und umgekehrt.

Sync aktivieren

Lesen und akzeptieren Sie die Hinweise zum Datenschutz, Kostenrisiko und Datenverlust. Geben Sie Ihren RZ-Account an, für den Sie die Datensynchronisation aktivieren möchten, bestätigen Sie mit Ihrem Passwort.

E-Mail-Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung

Der DFN bietet Hochschulen einen Dienst für Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung an.

Sie können Sich hier registrieren und Verteilerlisten anlegen und/oder abbonieren.

Eine Dokumentation sowie FAQ finden Sie ebenfalls auf den Seiten dieses Dienstes.

E-Mail, Kontakte und Kalender

Webmail

Microfocus Groupwise

Benutzeranmeldung

Andere Programme für Mail, Kontakte und Kalender

Servernamen

Synchronisation von mobilen Endgeräten

Sync aktivieren

E-Mail-Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung

Support Anfrage

Ticket erstellen

Benutzeranmeldung

Wie konfiguriere ich den GroupWise-Client?

Werden meine E-Mails gesichert?

Welche Servereinstellungen sind für alternative E-Mail-Clients notwendig?

Warum kann man keine Nachrichten von fremden Websites an die Hochschule senden lassen?

Unerwünschte Mails (SPAM) in meinem Hochschulpostfach.

Kann ich meine E-Mails auch ohne Mailprogramm lesen?

Wie groß ist das E-Mail Postfach?

Wie kann ich mein Postfach mit dem Smartphone abrufen?

Wie groß darf eine E-Mail maximal sein?

E-Mail Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung

Wie leite ich E-Mails als Anlage weiter?

Wie verschicke und empfange ich E-Mails im Text-Format?

Wie überprüfe ich den Absender einer E-Mail?

Servernamen

Apple Mail einrichten

Kalender und Kontakte einrichten

Wie erhalte ich die direkten CalDAV/CarDAV Pfade?

Bekannte Probleme

Generelles

Datenschutz

Kostenrisiko

Datenverlust

Zuverlässigkeit des Dienstes

Synchronisation bei Android einrichten

Synchronisation bei iPhone / iPad einrichten

Ticket erstellen